Управление бизнес-процессами (BPM)
Как известно, информатизация управления предприятием – это согласованная поддержка функциональной и процессной составляющей управленческой деятельности с использованием информационных технологий.
Для поддержки процессной составляющей всех видов управленческой деятельности можно применить единую, набирающую популярность управленческую технологию, под названием управление бизнес-процессами (BPM - Business Process Management), которое представляет собой сочетание методологии, инструментария и принципов реализации проектов.
Базовым стандартом моделирования бизнес-процессов является стандарт BPMN 2.0 - Business Process Modeling Notation. BPMN была разработана Business Process Management Initiative (BPMI) и поддерживается Object Management Group.
BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Спецификация BPMN 2.0 является исполняемой и интероперабельной (т.е. процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают стандарт BPMN 2.0).
Основная идея BPM-системы достаточно проста: разрабатываем описание, схему бизнес-процесса, запускаем и отслеживаем его выполнение при помощи специализированной компьютерной программы. Особенность BPM-решения заключается в том, что бизнес-процесс описывается на языке, который может непосредственно исполняться данной специализированной программой. Опираясь на этот механизм, мы можем создать такую информационную среду, в которой возможно запускать процессы деятельности, выдавать пошаговые задания участникам процесса, отслеживать состояние исполнения и обеспечивать коммуникационные взаимодействия между ними.
Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектирование (планирование), исполнение (учет), мониторинг за исполнением (контроль, анализ, регулирование).
Структура BPM-системы:
Проектирование, исполнение, мониторинг
Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса с помощью графического редактора.
Процедура создания модели бизнес-процесса: нарисовать шаги, описать логику, определить группы участников и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.
Проектирование
Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса с помощью графического редактора. Схема или шаблон бизнес-процесса – это, другими словами, маршрут, регламент или план процесса. Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Процедура создания модели бизнес-процесса: нарисовать шаги, описать логику, определить группы участников и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов, указать какие функции должны быть выполнены на каждом шаге и за какое время и пр. Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован.
Исполнение
Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения переменных, выполняет бизнес-правила. Кто-то сравнил схему бизнес-процесса с нотами, игра по которым производит приятную для слуха мелодию. BPM Engine — это механическое пианино, играющее по этим нотам.
Ключевым элементом интерфейса пользователя BPM-системы является «персональный список задач», т.е. перечень функций, запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит.
Здесь проявляется единство функционального и процессного аспектов деятельности: в заданной точке регламента (процесса) необходимо выполнить требуемую регламентом функцию.
При этом важно отметить, что функция реализуется, как некоторое действие: запустить ли web-сервис, создать ли запись в электронной медицинской карте, выписать счет, позвонить по телефону и после этого «доложить» движку о том, что ты это сделал, а может быть в качестве функции есть указание о заборе крови и пр.
Мониторинг
BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:
- для каждого экземпляра бизнес-процесса показывается динамически формируемое графическое изображение схемы процесса, на котором показаны уже выполненные шаги и исполнение текущего шага
- BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий). Так как в процессах описываются и регламенты (время выполнения каждого шага процесса), то можно отслеживать и нарушения стандартных технологий, проводить анализ и регулирование.
BPM-системы, как правило, предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы т.н. «ключевые показатели эффективности» (KPI, Key Performance Indicators), которые, в свою очередь, могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (BSC, Balanced Scoreсard).
Важное замечание: Если при функциональном управлении стандартный управленческий цикл «планировать-учитывать-контролировать-анализировать-регулировать» применяется к системе статистических или экономических производственных показателей, отражающих результат деятельности предприятия, то при процессном управлении управленческий цикл применяется к собственно атрибутам процессов управления деятельностью.
Другими словами, применяя BPM – технологии в управлении предприятием, мы формализуем и делаем наблюдаемыми собственно процессы (взаимодействие и принимаемые решения, исполнение регламентов) работы управленцев всех уровней.
Бизнес-процессы принципиально изменчивы – на них влияет как изменение внешних условий, так и собственное стремление организации к большей эффективности своей деятельности. Применение BPM-системы при автоматизации управления деятельностью– это создание “адаптивной системы”, при которой организация, как живой организм, пребывает в состоянии постоянной изменчивости, обеспечивая качественный менеджмент в динамичной среде жизни современного общества.